Art. 1º A presente política dispõe acerca dos princípios, deveres e responsabilidades aplicáveis à gestão da comunicação da Empresa de Planejamento e Logística S.A. - EPL.
Parágrafo único. Este é o instrumento orientador e normativo concebido para sistematizar as áreas de comunicação da instituição, maximizando seu desempenho, a fim de contribuir para o cumprimento da missão institucional da Companhia.
Art. 2º A presente política aplica-se a todas as unidades organizacionais e aos colaboradores que desempenham, direta ou indiretamente, atividades na Companhia.
Objetivos
Art. 3º A gestão da comunicação na EPL tem os seguintes objetivos:
I - Promover e zelar pela imagem institucional da EPL;
II - Divulgar as competências e atividades afetas à comunicação da Companhia;
III – Assegurar que as informações sejam prestadas de forma objetiva, confiável e tempestiva, com qualidade, transparência e veracidade.
IV - Assegurar a gestão dos canais de comunicação internos e externos da Companhia;
V - Assegurar a gestão das comunicações em situações de crise que envolvam a instituição e o setor em que atua;
VI - Definir os porta-vozes da companhia para cada tema, de forma que o discurso seja convergente às informações públicas.
Art. 4º A presente política tem como diretriz garantir à opinião pública o acesso a informações confiáveis sobre a Companhia e, por meio delas, permitir o acompanhamento e a avaliação do desempenho da EPL.
Parágrafo único. Toda informação produzida pela Companhia deve ser balizada na ética, na transparência e no compromisso de atender as demandas da sociedade.
Art. 5º O plano de comunicação da EPL será elaborado de forma alinhada com a presente política e traçará as diretrizes para a gestão da comunicação pela Alta Administração e por seus colaboradores.
Deveres e Responsabilidades
Art. 6º A presente política de comunicação estabelece o processo de gerenciamento da comunicação, que integra todas as atividades de relacionamento entre a EPL e os ambientes interno e externo, sendo fundamental para criar e manter fluxos de informação e influência recíproca entre a Companhia, seus públicos de interesse e a sociedade em geral.
§1º Fica definido o Diretor-Presidente como o responsável oficial por:
I - Centralizar as informações;
II - Atuar como porta-voz principal da companhia na comunicação interna e externa, podendo indicar, de forma eventual ou permanente, porta-vozes por área temática da EPL;
III – Manter relacionamento com os órgãos de imprensa, ministério supervisor, entidades e instituições governamentais e os stakeholders.
IV - Zelar para que as informações sejam divulgadas de forma clara, precisa e em linguagem acessível ao público.
§2º Fica instituído que nos impedimentos do Diretor-Presidente, o seu substituto legal será o responsável por essas atribuições.
Assuntos e autorização de divulgação
Art. 7º A Diretoria-Executiva da Companhia deverá decidir sobre os assuntos a serem divulgados ao público interno e externo.
Art. 8º Qualquer colaborador da EPL que tenha conhecimento de informações que possam configurar interesse da Companhia, deverá proceder à comunicação imediata ao Diretor responsável e ao Diretor-Presidente, via chefia funcional.
Art.9º O Diretor-Presidente poderá autorizar a divulgação da informação transmitida por pessoa vinculada, visando a proteção de interesse legítimo da Companhia.
Parágrafo único. Ao Diretor-Presidente e aos Diretores-Executivos fica reservada a abordagem sobre assuntos de relevância institucional ou de grande repercussão.
Forma de divulgação
Art. 10 A divulgação das informações da Companhia deve ser feita por meio de:
Art. 11 As informações da Companhia deverão ser divulgadas com clareza, pautadas pela ética e transparência, alinhadas com as diretrizes da presente política.
Art. 12 A marca da EPL deverá estar presente em todos os produtos e artes de comunicação da companhia e na divulgação, ampla ou restrita, conforme está caracterizado no Manual de Identidade Visual da EPL.
Da estrutura de Comunicação
Art.13 É responsabilidade da Gerência de Relações Institucionais e Cidadania (GERIC) a difusão das diretrizes contidas na presente Política.
Art. 14 A GERIC deve dispor preferencialmente de equipe multidisciplinar, com profissionais de jornalismo, cerimonial, relações públicas, publicidade, editoração, design/webdesign.
Parágrafo único. A GERIC será gerenciada por um profissional com experiência em comunicação, nomeado pelo Diretor-Presidente.
Credibilidade
Art. 15 Toda a ação de comunicação deve ser desenvolvida para preservar e ampliar a credibilidade da Companhia perante a sociedade.
Públicos de Interesse
Art. 16 Em função das peculiaridades da EPL, seus públicos de interesse podem ser identificados em distintos níveis, compreendendo:
Parágrafo único. O sistema de comunicação da EPL atuará de maneira integrada para atender aos seus públicos, buscando, sobretudo, a troca de experiências e a otimização das competências específicas.
Disposição Final
Art.17 Esta Política entra em vigor na data de sua publicação, vigorando por prazo indeterminado.