Microsoft® Word para Office 365 xml Carlos Rafael dos Santos Raposo Microsoft® Word para Office 365 2022-05-31T14:36:28-03:00 2022-05-31T14:36:28-03:00 uuid:579E0C42-6C8F-47A5-B71E-DE0DB0FCDF52 uuid:2ac81368-7ee9-452a-8d32-2c49f546e836

Empresa de Planejamento e Logística S.A.

Política de Conformidade

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OBJETO E ABRANGÊNCIA

Art. 1º Esta política tem por finalidade estabelecer princípios, diretrizes e objetivos, bem como definir competências e responsabilidades para a gestão de conformidade na Empresa de Planejamento e Logística S.A. – EPL.

Art. 2º Esta Política aplica-se a todas as unidades organizacionais e os colaboradores que desempenham, direta ou indiretamente, atividades na Companhia.

Art. 3º Para os fins desta Política, define-se conformidade como o atendimento a todas as obrigações decorrentes de normas externas aplicáveis e normas internas, tais como: políticas, códigos, determinações de órgãos de controle e procedimentos da Companhia.

PRINCÍPIOS E DIRETRIZES

Art. 4º A Gestão de Conformidade desta Companhia é fundamentada nos seguintes princípios:

I. Compromisso da Alta Administração com a conformidade eficaz, que permeia toda a EPL;

II. Compromisso de todos os colaboradores com a aderência às normas aplicáveis e aos valores, princípios e padrões de conduta da EPL;

III. Adoção das melhores práticas de gestão de conformidade de forma sistemática, estruturada e oportuna, subordinada ao interesse público;

IV. Observância das obrigações de conformidade nas tomadas de decisão;

V. Adequação aos ambientes interno e externo da EPL;

VI. Garantia de mecanismos que assegurem a atuação independente da área responsável pela gestão de conformidade; e

VII. Busca da melhoria contínua.

Art. 5º São diretrizes para a gestão de conformidade:

I. Observar a missão, a visão, os valores, os objetivos e o planejamento estratégico da Companhia;

II. Observar as competências e as atribuições regimentais das Diretorias, Gerências, Comissões, dos Comitês e Conselhos que compõem a EPL;

III. Observar o modelo de governança e gestão da Companhia;

IV. Promover o alinhamento de instrumentos e dos procedimentos às melhores práticas da administração pública;

V. Disseminar as informações para o fortalecimento da cultura de conformidade;

VI. Monitorar a eficácia das ações associadas à gestão de conformidade;

VII. Promover a transparência;

VIII. Atuar de forma independente, colaborativa e com o apoio da Alta Administração;

IX. Promover ações de capacitação e treinamento;

X. Manter área dedicada à gestão e operacionalização desta política, com suas atribuições definidas e formalizadas; e

XI. Identificar, avaliar, tratar e monitorar os riscos de conformidade.

OBJETIVOS

Art. 6º São objetivos da gestão de conformidade:

I. Assegurar o cumprimento das obrigações de conformidade;

II. Gerar informações tempestivas para a tomada de decisão;

III. Promover uma cultura de conformidade que favoreça a condução dos trabalhos de maneira responsável e proativa;

IV. Identificar as mudanças nas obrigações de conformidade e desenvolver as ações e iniciativas para sua adequação e cumprimento pela Companhia;

V. Conhecer as eventuais desconformidades e os riscos de conformidade; e

VI. Promover a melhoria contínua dos controles internos de gestão, com vistas à solução das desconformidades e à mitigação dos riscos de conformidade.

COMPETÊNCIAS E RESPONSABILIDADES

Art. 7º São instâncias responsáveis pela gestão de conformidade:

I. Conselho de Administração - CONSAD;

II. Comitê de Auditoria Estatutário - COAUD;

III. Diretoria Executiva - DIREX;

IV. Comitê de Governança, Integridade, Riscos e Controles Internos;

V. Gerência de Organização e Estratégia - GEORG;

VI. Auditoria Interna - AUDINT;

VII. Unidades Organizacionais (Gerências); e

VIII. Colaboradores.

Art. 8º Compete ao CONSAD:

I. Aprovar a política de gestão de conformidade;

II. Receber, diretamente, comunicações das instâncias responsáveis pela Gestão de Conformidade quando houver situações de suspeita de envolvimento do Diretor-Presidente em irregularidades ou quando este ou o Diretor responsável deixe de adotar as medidas necessárias em relação a gestão de conformidade;

III. Incentivar e emitir diretrizes sobre o monitoramento dos riscos de conformidade da Companhia; e

IV. Aplicar, sempre que necessário, suas habilidades coletivas, experiência e conhecimento na gestão de conformidade.

Parágrafo único. O Comitê de Auditoria Estatutário assessorará o Conselho de Administração na supervisão das atividades de gestão de conformidade, bem como recomendará medidas destinadas a assegurar o cumprimento desta Política.

Art. 9º. Compete à DIREX:

I. Assegurar o comprometimento com a conformidade no âmbito da Companhia;

II. Manter as condições, os recursos e os mecanismos adequados para o tratamento das desconformidades;

III. Garantir o alinhamento das atividades de gestão de conformidade com as metas e os objetivos da EPL;

IV. Apoiar a implementação de estruturas e metodologias para a gestão de conformidade no âmbito da EPL; e

V. Assegurar que a gestão de conformidade possa ser realizada de forma independente, com adequada segregação de funções.

Art. 10 Compete ao Comitê de Governança, Integridade, Riscos e Controles Internos:

I. Liderar e supervisionar a institucionalização das práticas de gestão de conformidade e a integração dos agentes por ela responsáveis;

II. Avaliar a efetividade da gestão de conformidade, aprovando medidas para o seu aperfeiçoamento;

III. Aprovar metodologias de gestão de conformidade, bem como normas necessárias à sua efetivação;

IV. Averiguar, ao longo do tempo, se os riscos de conformidade estão compatíveis com os controles implementados; e

V. Aprovar os aperfeiçoamentos a esta Política.

Parágrafo único. O Comitê de Governança, Integridade, Riscos e Controles Internos se reunirá bimestralmente.

Art. 11 Compete à Gerência de Organização e Estratégia – GEORG, como área de Conformidade e Gerenciamento de Riscos da EPL:

I. Coordenar as iniciativas voltadas para a operacionalização e o aperfeiçoamento da gestão de conformidade;

II. Propor metodologias de gestão de conformidade e normas necessárias à sua efetivação;

III. Auxiliar as unidades organizacionais a desenvolver processos e controles para a gestão de conformidade, quando solicitado;

IV. Divulgar práticas eficazes de gerenciamento de riscos de conformidade e apoiar sua implementação;

V. Monitorar os resultados das iniciativas para aperfeiçoamento da gestão de conformidade;

VI. Promover o aprimoramento da cultura de conformidade;

VII. Prestar auxílio às unidades organizacionais na elaboração de consultas e na coordenação com outras unidades e órgãos para fins de cumprimento das obrigações de conformidade;

VIII. Propor aperfeiçoamentos a esta Política;

IX. Acompanhar as normas externas e promover a atualização de normas internas, quando necessário;

X. Analisar as normas internas propostas pelas unidades organizacionais, quanto à sua compatibilidade com a legislação e procedimentos internos;

XI. Verificar a aplicação adequada do princípio da segregação de funções pelas unidades organizacionais nos normativos e procedimentos da Empresa;

XII. Propor treinamentos periódicos sobre o tema aos colaboradores da Empresa; e

XIII. Identificar e comunicar os riscos de conformidade.

§ 1º. A GEORG se reportará diretamente ao Conselho de Administração, em situações em que se suspeite do envolvimento do Presidente em irregularidades ou quando este se furtar à obrigação de adotar medidas.

§ 2º. Fica assegurado a GEORG, como unidade organizacional vinculada diretamente a Alta Administração da EPL, a atuação de forma independente nos assuntos relativos à política de conformidade, bem como o uso dos mecanismos necessários para o desempenho dessa função.

§ 3º. Cumpre a GEORG elaborar relatórios periódicos de suas atividades, submetendo-os à Diretoria-Executiva, aos Conselhos de Administração e Fiscal e ao Comitê de Auditoria.

Art. 12 À Auditoria Interna compete:

I. Avaliar e assessorar, de maneira independente, as questões relativas à gestão de conformidade no atingimento dos objetivos estratégicos; e

II. Avaliar, de forma independente e tempestiva, a adequação dos controles internos quanto à conformidade e ao cumprimento das normas e dos procedimentos em vigor.

Art. 13 Compete às Unidades Organizacionais (Gerências):

I. Zelar pelo desenvolvimento, implementação, avaliação e manutenção da gestão de conformidade em suas unidades;

II. Cooperar com a função de conformidade, bem como incentivar os colaboradores a fazerem o mesmo;

III. Incentivar a participação dos colaboradores em treinamentos e cursos sob conformidade;

IV. Participar ativamente na gestão e solução de eventos e questões relacionadas à conformidade;

V. Promover a conscientização dos colaboradores sobre as obrigações de conformidade, direcionando-os para atender aos requisitos de treinamento e competência.

VI. Materializar obrigações de conformidade em práticas, processos e procedimentos de trabalho;

VII. Verificar a aderência das normas internas em relação às normas externas aplicáveis a sua área de atuação;

VIII. Adequar os procedimentos de suas áreas às recomendações regulamentares ou dos órgãos de controle;

IX. Aprimorar os controles internos da gestão em seu âmbito de atuação; e

X. Gerenciar os riscos de conformidade em suas atividades.

Art. 14 São responsabilidades dos colaboradores da EPL:

I. Manter-se atualizado sobre as normas legais, regulamentares e determinações dos órgãos que regem suas atividades;

II. Participar dos treinamentos e cursos de capacitação promovidos no âmbito da gestão de conformidade;

III. Relatar a chefia imediata, eventos que possam comprometer o cumprimento dos objetivos de conformidade no desempenho de suas funções;

IV. Relatar a chefia imediata, eventual impossibilidade de cumprimento de normas legais, regulamentares e determinações dos órgãos de controle;

V. Dar imediato conhecimento às instâncias superiores sobre eventuais desconformidades e riscos de conformidade que estejam fora de sua alçada de tratamento e decisão; e

VI. Oferecer sugestões para o aperfeiçoamento da gestão de conformidade em suas rotinas e processos de trabalho.

DISPOSIÇÕES FINAIS

Art. 15 A implementação desta Política será realizada de forma gradual e continuada no âmbito da Companhia.

Art. 16 Esta Política entra em vigor na data de sua publicação.