2020

RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA RAINT

1. Apresentação

Este Relatório tem por objetivo relatar as atividades executadas no exercício de 2020, previstas no Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna – PAINT, bem como aquelas que, embora não previstas no escopo original do Plano, exigiram atuação da Auditoria Interna, e mostraram-se urgentes e de inserção necessária durante o exercício, sendo incorporados ao planejamento. Tais demandas são partes das atribuições regimentais também conferidas à Auditoria Interna, visto se constituir de um órgão de assessoramento, consultivo, de avaliação e acompanhamento.

As informações contidas neste Relatório guardam consonância com o que determina a Instrução Normativa CGU nº 9, de 9/10/2018, em especial seu capítulo IV.

Dessa forma, são apresentadas todas as ações desenvolvidas, desde as auditorias previstas às extraordinárias, com observação estrita para a elaboração de relatórios, execução de análises e avaliações das respostas das áreas auditadas, além da prestação de assistência e suporte às ações da CGU e do Tribunal de Contas da União - TCU.

2. Auditoria Interna

Auditoria Interna é unidade vinculada funcionalmente ao Conselho de Administração, diretamente ou por meio do Comitê de Auditoria Estatutário, de acordo com o art. 117 do Estatuto Social da Empresa de Planejamento e Logística S/A – EPL.

Além disso, assim como as demais unidades de auditoria interna das entidades da Administração Pública Federal indireta, está sujeita à orientação normativa e supervisão técnica do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, conforme dispõe o art. 15 do Decreto nº 3.591/2000 e Instrução Normativa CGU nº 3, de 09/06/2017 - Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal.

Assim, a metodologia de trabalho guarda consonância com aquela adotada pela Secretaria Federal de Controle Interno – SFC, da Controladoria-Geral da União – CGU, em conformidade com a Instrução Normativa CGU nº 3/2017.

No desempenho das atividades específicas, esta Auditoria Interna atende e remete- se ao Conselho de Administração e aos órgãos de Controle Interno e Externo.

2.1 Atuação

De maneira ampla e objetiva, Auditoria Interna consiste em atividade independente e objetiva de avaliação e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia a organização a realizar seus objetivos, a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, de controles internos, de integridade e de governança.

A Auditoria Interna se constitui na terceira linha ou camada de atuação da organização, uma vez que é responsável por proceder à avaliação da operacionalização dos controles internos da gestão (primeira linha ou camada de defesa, executada por todos os níveis de gestão dentro da organização) e da supervisão dos controles internos (segunda linha ou camada de defesa, executada por instâncias específicas, como comitês de risco e controles internos). Compete à Auditoria Interna oferecer avaliações e assessoramento à organização, destinadas ao aprimoramento dos controles internos, de forma que controles mais eficientes e eficazes mitiguem os principais riscos de que os órgãos e entidades não alcancem seus objetivos.

Para respaldar sua atuação, além do Referencial Técnico da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, a Auditoria Interna utiliza outros regulamentos e normas correlatas, bem como o Manual de Auditoria Interna, que dispõe sobre suas atividades e seu relacionamento com as demais unidades da estrutura organizacional da Empresa, o qual se encontra em processo de revisão para adaptá-lo à IN CGU nº 03, de 09 de junho de 2017, IN Conjunta MP/CGU Nº 01, de 10 de maio de 2016 e à utilização dos sistemas e-Aud, da CGU, e Siaudi, este último uma solução informatizada utilizada pela Auditoria Interna para a execução de seus trabalhos, que contempla as atividades desde o planejamento até a execução e elaboração do relatório, bem como posterior monitoramento do atendimento das recomendações, sendo que pretende-se migrar para o sistema e-Aud, à medida que a CGU disponibilize as ferramentas destinadas aos trabalhos das Auditorias Internas Governamentais.

2.2 Força de Trabalho

Primeiramente, observa-se que, quando da elaboração do PAINT/2020, a equipe da Auditoria contava com 4 profissionais, incluindo o Auditor Chefe, sendo que, no mês de

setembro, um membro da equipe foi exonerado e o cargo correspondente foi deslocado para outra unidade da Empresa. Dessa forma, a Auditoria Interna da EPL passou a contar com 3 (três) profissionais, sendo o Auditor Chefe, 1 Coordenador e 1 Assistente I, para o desempenho de suas atividades. Mesmo com essa redução da equipe, buscou-se, por meio da redistribuição das tarefas e da maior participação do Auditor Chefe e do Coordenador nas atividades de auditoria, cumprir o planejamento inicial aprovado pelo Conselho de Administração.

3 Quantitativo de trabalhos conforme o PAINT, realizados, não concluídos e não realizados.

As atividades de auditoria interna, realizados no exercício 2020, seguiram o Plano Anual de Auditoria Interna – PAINT/2020, devidamente aprovado pelo Conselho de Administração, nos termos da R.O. nº 01, de 31 de janeiro de 2020.

Foi previsto um total de 13 atividadespara o exercício. Desta previsão, a equipe conseguiu cumprir 100%, restando apenas uma delas, que se encontra em andamento.

4 Trabalhos de auditoria interna realizados sem previsão no PAINT

No exercício 2020, o Ministério da Infraestrutura realizou trabalho de Supervisão Ministerial na EPL, produzindo um relatório no qual foram consignadas observações relacionadas às atividades da Auditoria Interna.

Sobre tais observações, a Auditoria Interna apresentou as manifestações a seguir.

Quanto à recomendação de Aplicação da Sistemática de Gestão de Risco na Estruturação dos futuros PAINTs, foi esclarecido que a proposta do PAINT 2021, tendo em vista a impossibilidade de utilização do gerenciamento de riscos realizado pela EPL, baseou a seleção de temas a serem auditados em avaliação de riscos efetuada pela própria Auditoria Interna, a partir de entrevistas com os Diretores de Planejamento e de Gestão e com os respectivos Gerentes de Áreas, em conformidade com o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal - MOTE (Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União, Brasília, 2017).

Quanto à recomendação de atendimento à Portaria CGU nº 777/2019, no que diz respeito à utilização da Metodologia IA-CM na implementação do PGMQ, foi esclarecido que a Audint elaborou proposta de um Programa de Gestão e Melhoria da Qualidade, incluindo a previsão de utilização da Metodologia IA-CM, o qual foi aprovado pelo Conselho de Administração, bem como previu, na proposta do PAINT 2021, uma atividade visando à implantação desse Programa.

Quanto à recomendação de criação do Estatuto da Auditoria Interna, esclareceu-se que foi elaborada uma minuta de Regimento Interno da Auditoria Interna, produzida visando o atendimento da IN CGU nº 13, a qual já foi apreciada e aprovada pelo Conselho de Administração.

Por fim, quanto à Oportunidade de Melhoria em que foi sugerida a inclusão de auditoria no PAINT 2020 para avaliação da Governança no âmbito da EPL, foi esclarecido que era intenção da Audint propor a inclusão, no PAINT 2020, de ação de controle com o objetivo de avaliar a governança, tendo sido, inclusive, dito em reunião do Conselho de Administração, que se pretendia realizar tal ação utilizando-se cargas horárias previstas no PAINT 2020 para outras atividades, a exemplo da reserva técnica. Contudo, tendo em vista as dificuldades impostas pela pandemia do COVID-19 e, principalmente, a exoneração de um

membro da equipe desta Auditoria Interna, a realização dessa ação de controle ficou prejudicada.

5 Quadro demonstrativo do quantitativo das recomendações emitidas e implementadas no exercício, bem como as finalizadas pela assunção de riscos pela gestão, as vincendas, e as não implementadas com prazo expirado na data de elaboração do RAINT

O acompanhamento das recomendações emitidas nos relatórios de auditoria é uma atividade contínua, realizada com o objetivo de garantir a eficácia das ações de auditoria, e tem sido realizado por meio do Sistema de Auditoria Interna – SIAUDI, onde são registradas a providências adotadas pelas unidades auditadas, a análise realizada pela equipe de auditoria relativa à implementação das recomendações e o status de cada recomendação.

Nesse sentido, apresentamos o quadro com o status das recomendações emitidas por esta AUDINT:

O Relatório nº 01/2020 refere-se às ações de controle sobre a estruturação de projetos de concessão de infraestrutura, incluindo contratos de elaboração de estudos de Engenharia e de Meio Ambiente, do qual resultou 01 recomendação.

Os Relatórios nº 01/2019 e 01/2018 tratam do estoque de recomendações pendentes de exercícios anteriores.

6 Descrição dos fatos relevantes que impactaram positiva ou negativamente nos recursos e na organização da unidade de auditoria interna e na realização das auditorias

a) Dentre os principais fatos positivos que impactaram nas atividades da AUDINT, destacam-se:

b) Dos fatos negativos que impactaram nas atividades da AUDIN, destacam-se:

7 Demonstrativo das ações de capacitação realizadas, com indicação do quantitativo de auditores capacitados, carga horária e temas

As ações de capacitação do corpo técnico se deram pela participação em alguns eventos demostrados no quadro abaixo, que contribuíram para o desenvolvimento e a atualização das competências técnicas necessárias para a realização dos trabalhos de auditoria.

Destaca-se que foram priorizadas as capacitações oferecidas gratuitamente e as capacitações corporativas oferecidas pela própria empresa e por outros Órgãos/Instituições.

8 Análise consolidada acerca do nível de maturação dos processos de governança, de gerenciamento de risco e de controles internos do órgão ou da entidade, com base nos trabalhos realizados

A avaliação dos controles internos administrativos, realizada pela Auditoria Interna, é feita no momento da execução das ações de auditoria e encontra-se refletida nas constatações e recomendações consignadas nos relatórios de auditoria.

Dessa forma, todo trabalho é voltado a identificar a existência de vulnerabilidades, fragilidades, deficiências e riscos que possam comprometer os resultados.

Dos trabalhos realizados no exercício sobre 2 contratos da área finalística da EPL, foram verificadas deficiências na montagem dos processos eletrônicos e no prazo de análise para recebimento de produtos entregues pelas contratadas.

As deficiências na montagem dos processos eletrônicos foram sanadas com a adoção, ocorrida no mês de maio de 2020, do Sistema Eletrônico de Informações - SEI como sistema oficial de informações, documentos e processos eletrônicos no âmbito da EPL. A

implantação desse sistema, já amplamente utilizado nos órgãos do Poder Executivo Federal, representou um grande avanço para o gerenciamento de processos e documentos, haja vista que a forma de trabalho passou a ser totalmente eletrônica, eliminando trâmite físico de documentação, com consequente ganho de eficiência, controle e confiabilidade.

Quanto ao prazo de análise para recebimento de produtos, a unidade auditada, em resposta a fatos apontados, apresentou propostas de aperfeiçoamento na fiscalização e gestão dos contratos, quais sejam a criação de checklists obrigatórios como instrumentos de fiscalização técnica e administrativa aplicáveis ao recebimento dos produtos, a realização de reuniões de fiscalização periódicas, bem como a realização de treinamentos e capacitações de todos que exercem a função de fiscais ou de gestores. Tais propostas foram consideradas capazes de evitar a ocorrência futura dos atrasos identificados, entendendo-se que representam avanço no acompanhamento e gerenciamento dos contratos.

Ainda nas auditorias realizadas sobre contratos da área finalística, observou-se que a EPL tem, regularmente, aberto Processos de Apuração de Responsabilidade em face de descumprimentos contratuais, o que demonstra proatividade da Empresa em fazer valer os seus direitos garantidos contratualmente, ao mesmo tempo em que demonstra aos seus parceiros a sua disposição em apurar quaisquer descumprimentos contratuais e em aplicar as penalidades cabíveis, atitude que na visão desta Auditoria Interna tem significativo efeito pedagógico sobre seus contratados, assim como induz em seus colaboradores a percepção da importância do regular cumprimento contratual para o atingimento dos objetivos da Empresa e da importância do zelo pelo bem público.

Também foi realizada auditoria em 2 contratos da área meio da Empresa, onde se conseguiu observar a efetiva utilização do novo regulamento de licitações baseado nas orientações da Lei das Estatais, o que denota o empenho da Empresa em cumprir os ditames dessa Lei.

Com relação ao gerenciamento de riscos, no ano de 2020, foi contratada a consultoria da empresa EY para reformular o Planejamento Estratégico Institucional da EPL. No âmbito desse trabalho, a EY efetuou o mapeamento dos macroprocessos da Empresa, tendo sido identificados seus principais riscos, o que possibilitou a montagem de uma matriz de riscos. Em face da necessidade de um novo mapeamento, abrangendo os riscos dos processos de menor nível hierárquico, que possibilite o estabelecimento de controles

primários a serem aplicados pela primeira linha de defesa, a Gerência de Organização Estratégica – GEORG, área vinculada à Presidência da EPL e incumbida, regimentalmente, pela execução das atividades relacionadas à integridade e ao gerenciamento de riscos, efetuou, de modo experimental, o mapeamento de riscos de alguns processos de menor nível hierárquico da área meio da Empresa. Além disso, embora não se configure um gerenciamento de riscos propriamente dito, a GEORG realiza, também, a identificação de “pontos de atenção” durante o acompanhamento rotineiro de projetos desenvolvidos pela área fim da EPL.

Desta forma, entende-se que o gerenciamento de riscos da EPL tem avançado, mas que ainda precisa evoluir para a identificação dos riscos nos processos de menor nível hierárquico, atingindo, assim, as atividades operacionais da Empresa de modo a permitir a identificação do responsável por cada risco, a definição de medidas mitigadoras e o estabelecimento dos respectivos controles. Nesse momento, então, a Empresa poderá alcançar uma gestão de riscos efetivamente operante, que possibilite a atuação mais eficiente das 3 linhas de defesa.

9 Benefícios financeiros e não financeiros decorrentes da atuação da unidade de auditoria interna ao longo do exercício por classe de benefício

Um dos principais benefícios decorrentes da atuação da auditoria interna, ao longo do exercício e seguindo os preceitos de seu PAINT, é o de antecipar à gestão, através da execução de suas atividades, os atos efetivos e os efeitos potenciais, positivos e negativos que ocorrem na instituição, evidenciando oportunidades de melhorias e prevenindo gargalos no desempenho da missão institucional.

De acordo com a Instrução Normativa CGU nº 4/2018, os benefícios, podendo ser financeiros e não financeiros, são provenientes das atividades de auditoria interna, e são impactos positivos observados na gestão a partir da implementação, por parte dos gestores, de orientações e/ou recomendações consignadas em trabalhos de auditoria, sejam relatórios, pareceres, notas técnicas, dentre outros.

Os benefícios financeiros relacionam-se à prevenção ou recuperação de prejuízos. Já os não financeiros demonstram um impacto positivo na gestão de forma estruturante, tal como melhoria gerencial, melhoria nos controles internos e aprimoramento de normativos e processos.

Consideramos importante, como fruto dos trabalhos de auditoria realizados, o atendimento de recomendações, emitidas no âmbito do Relatório nº 01/2019, que resultou no recolhimento de valores pagos indevidamente relativos a diárias, tendo ocorrido devolução no montante de R$ 18.656,98, no exercício 2020.

Entre os benefícios não financeiros resultantes dos trabalhos de auditoria realizados em 2020, bem como os decorrentes de recomendações emitidas em 2019 e 2018, destacamos os seguintes benefícios:

10 Análise consolidada dos resultados do programa de gestão e melhoria da qualidade – PGMQ

No ano de 2020, foi elaborada proposta de um Programa de Gestão e Melhoria da Qualidade (PGMQ) no âmbito da Auditoria Interna da EPL, em atendimento ao estipulado na Instrução Normativa nº 3 da CGU e em consonância com o Manual de Orientações Técnicas da Atividade de Auditoria Interna Governamental do Poder Executivo Federal, também da CGU. O Programa foi submetido e aprovado pelo Conselho de Administração na 9º R.O., de 2.10.20, tendo sido publicado na internet/intranet da empresa.

Não obstante, apesar de não ter sido iniciada a implantação do PGMQ, foram desenvolvidas atividades voltadas à promoção da melhoria contínua dos processos de trabalho e dos produtos decorrentes das ações de auditoria empreendidas. Tais atividades compreendem, por exemplo, o acompanhamento e monitoramento pelo SIAUDI de providências às recomendações emitidas, revisão de procedimentos internos, emissão de relatórios trimestrais sobre atividades desenvolvidas pela auditoria e o monitoramento pelo sistema e-Aud de providências às recomendações emitidas pela CGU.

11 Conclusão

Com base nas informações expostas neste relatório, é possível afirmar que a AUDINT vem continuamente implementando o aprimoramento das ações de auditoria interna e o aperfeiçoamento de técnicas e de métodos de trabalhos, o que pode ser observado pelo índice de execução das ações previstas no PAINT 2020, apesar de ter sido um ano em que a Auditoria Interna sofreu redução de 25% no seu quadro de pessoal interno, e em que, além disso, sofreu o impacto das medidas de enfrentamento da pandemia do novo Coronavírus, que obrigou, por exemplo, a adoção de trabalho remoto para metade da equipe, além de afastamentos temporários da outra metade da equipe, que ficava em observação devido a contato com pessoas contaminadas pela COVID-19.

Vislumbra-se, portanto, que a Auditoria Interna cumpriu devidamente suas competências regimentais no ano de 2020, ao assistir à organização na consecução de seus objetivos institucionais, seja perante a Diretoria-Executiva, os Conselhos Fiscal e de Administração e o Comitê de Auditoria, ou mesmo às diversas áreas da Empresa, ao propor melhorias nos controles internos administrativos e soluções mitigadoras das falhas identificadas. Contribuiu, assim, de forma independente, objetiva e disciplinada, com o processo de governança corporativa, com a integridade da Empresa e com o cumprimento das normas legais e regulamentares, com as políticas e as diretrizes estabelecidas para o negócio e para as atividades da Instituição, bem como evitando, detectando e tratando inconformidades eventualmente ocorridas.

Diante do histórico de trabalhos realizados pela Auditoria Interna, percebe-se contínua evolução dos processos de governança e de controles internos da EPL. Quanto à gestão de riscos, embora ainda não tenha atingido o nível de maturação esperado, percebe-se que tem evoluído em face da sensibilização da alta administração para a promoção e a indução de práticas de gestão de riscos na organização.

Brasília/DF, 09 de março de 2021.

JIVAGO GRANGEIRO FERRER

Auditor Interno