APRESENTAÇÃO

A Empresa de Planejamento e Logística – EPL encontra-se empenhada em se estruturar conforme recomenda as boas práticas administrativas com vistas a sua evolução tendo como norte, neste segmento, a Administração Pública.

Neste sentido o setor de Auditoria Interna – AUDINT, da Empresa também tem envidados esforços para sua adequação com uma modelagem normativa e estrutural atual para a realização de seus trabalhos, amparada nas diretrizes legais referentes ao Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.

A atuação da Audint nem sempre é de conhecimento do universo de empregados, para alguns uma verdadeira novidade, portanto, percebeu-se a necessidade de elaboração de um manual com vista a dar conhecimento e transparência na atuação, desenvolvimento e possíveis auxílios nos trabalhos por nos efetuados.

Amparado no Decreto 3.591/2000 que dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, em especial seu artigo 14 estabelecendo que as entidades da Administração Pública Federal Indireta deverão organizar a respectiva Unidade de Auditoria Interna, com o suporte necessário de recursos humanos e materiais, tendo como objetivo o fortalecimento da gestão e da racionalização das ações de controle é que trazemos este manual.

Sua elaboração harmoniza-se com o princípio de controle interno de “formalização de instruções e procedimentos”, que tem por alvo proporcionar clareza, objetividade e transparência às atividades administrativas. Dessa forma, com o presente manual tem-se ainda o objetivo de apresentar aos empregados da EPL as definições, conceitos e ações de planejamento, execução, comunicação e controle das ações de auditoria interna.

Assim, especialmente os empregados da Auditoria Interna devem observar os procedimentos estabelecidos neste manual, respeitando os aspectos legais relativos às atividades de auditoria interna.

Necessário ter em conta a constante atualização e o aprimoramento deste manual que deverão ocorrer em conformidade com o desenvolvimento dos trabalhos da Unidade de Auditoria Interna e após a análise e aprovação superior.

INTRODUÇÃO

A estruturação do órgão de Auditoria Interna é a primeira condição para a eficiência dos trabalhos, uma vez que as avaliações dependem de boa organização e da acertada percepção sobre os diferentes assuntos, mormente no que se refere às pessoas, à logística, aos controles e ao processo de gestão administrativa.

A uniformização dos procedimentos e dos trabalhos utilizados nas atividades de controle vai além do aspecto meramente operacional, envolvendo a própria imagem da instituição junto ao público; visando a busca dessa padronização, iniciou-se a realização deste trabalho.

O artigo 14 do Decreto 3.591/2000 estabelece que as entidades da Administração Pública Federal Indireta deverão organizar a respectiva Unidade de Auditoria Interna, com o suporte necessário de recursos humanos e materiais, tendo como objetivo o fortalecimento da gestão e da racionalização das ações de controle.

O presente Manual tem como objetivo padronizar as atividades de Auditoria Interna desenvolvidas no âmbito da EPL, abrangendo seus principais aspectos, princípios e padrões. Foi elaborado considerando as orientações e metodologias adotadas pelos seguintes órgãos/instituições: Secretaria Federal de Controle Interno da Controladoria Geral da União – CGU, Secretaria de Controle Interno da Presidência da República - CISET/PR e Tribunal de Contas da União – TCU, conforme disposto no Artigo 15 do Decreto nº 3.591/2000, combinado com o artigo 20 do mesmo Decreto; e ainda, nas orientações emanadas pelos Instituto de Auditores Internos do Brasil – (IIA Brasil) e The Institute of Internal Auditors – (IIA).

Visa ainda proporcionar aos auditores internos as orientações necessárias à realização e condução dos trabalhos de auditoria, com vista a avaliar o processo de gestão, no que se refere aos seus diversos aspectos.

A importância da auditoria interna no processo de gestão tem aumentado, assim como seu grau de especialização, cuja finalidade básica tem sido a de assessorar a administração por meio do exame e da avaliação, com prioridade para os seguintes aspectos:

- Compatibilidade dos programas com os objetivos, planos e meios de execução estabelecidos;

- Integridade e confiabilidade dos sistemas para assegurar a observância das políticas, metas, planos, procedimentos, leis, normas e regulamentos;

- Eficiência, eficácia e economicidade no desempenho das atividades e na utilização dos recursos, na padronização dos procedimentos e métodos de salvaguarda dos ativos e a comprovação de sua existência, assim como a exatidão dos ativos e passivos;

- Adequação dos controles e garantia de sua eficácia;

- Integridade e confiabilidade das informações e dos registros; e

- Avaliação dos riscos, assim como a proposição de alternativas de solução.

Assim, este manual tem por finalidade normatizar a sistematização estrutural e operacional dos trabalhos de auditoria, a definição de conceitos e de diretrizes gerais, bem como o estabelecimento dos procedimentos aplicáveis a cada situação. É, pois, dinâmico e sujeito a atualizações, razão pela qual não tem a pretensão de esgotar o assunto, muito menos tolher a criatividade dos servidores na elaboração de novas rotinas de trabalho. Visa, sobretudo, contribuir para um melhor desempenho e uniformidade nas ações de controle da empresa.

Pretende-se com esse manual padronizar as ações de auditoria interna bem como compilar informações gerais de auditoria que possam ser de interesse das unidades administrativas.

1 - CONTROLES INTERNOS ADMINISTRATIVOS

O controle deve ser executado concomitante ou posterior à execução de um ato, enquanto a auditoria realiza-se posteriormente. Por outro lado, o controle pode ser executado por todos os que pertencem à organização, dessa forma, o servidor pode revisar os seus próprios atos (forma básica de controle).

De forma diferente, a auditoria somente pode ser realizada por pessoal especificamente designado.

Os controles internos administrativos devem ser entendidos como quaisquer ações, métodos ou procedimentos adotados pela Empressa de Planejamento e Logística – EPL, compreendendo a administração com seus diversos níveis gerenciais, relacionados com a eficiência operacional e obediência às diretrizes estratégicas – para possibilitar a realização de objetivos e metas estabelecidas comprovando a boa e regular aplicação dos recursos públicos na gestão da empresa.

Os controles internos administrativos praticados na Empresa tem caráter prioritariamente preventivo, e harmonizam-se como instrumentos auxiliares de gestão relativamente a todos os níveis hierárquico-organizacionais.

Os controles internos podem ser:

O ambiente organizacional favorece a consciência sobre os controles internos administrativos. Um ambiente de controle importante na Entidade, fomentado pelas atitudes e ações dos gestores e empregados, inclui:

Em linhas gerais, são:

A unidade de Auditoria Interna deve avaliar as práticas relativas aos controles internos e recomendar, se apropriado, seu incremento ou, se necessário, a implementação de novos controles e salvaguardas.

Nesta avaliação a unidade de Auditoria Interna deverá levar em consideração:

A auditoria interna é uma atividade independente e objetiva de avaliação (assurance) e de consultoria, desenhada para adicionar valor e melhorar as operações de uma organização. Ela auxilia a organização a realizar seus objetivos a partir da aplicação de uma abordagem sistemática e disciplinada para avaliar e melhorar a eficácia dos processos de gerenciamento de riscos, controle e governança (IIA)

Atua de forma procedimental na confrontação entre um fato ocorrido e o que deveria ocorrer; ou seja, na comparação entre uma situação encontrada e um determinado critério (procedimentos tecnicamente normatizados).

A condição é a situação encontrada pela auditoria durante a execução dos trabalhos; o critério é a base de sustentação dos trabalhos executados que se constitui em leis, decretos, portarias, instruções normativas, manuais, decisões, etc, permitndo a avaliação de resultados e proposição de ações corretivas para os desvios gerenciais da Instituição.

A finalidade da atividade de auditoria interna é comprovar a legalidade e legitimidade dos atos e fatos administrativos e avaliar, por amostragem, os resultados alcançados, quanto aos aspectos de economicidade, eficiência, eficácia e efetividade da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, operacional, contábil e finalística da Empresa.

São três as finalidades básicas da auditoria interna:

A Unidade de Auditoria Interna, hierarquicamente, deve estar subordinada ao Conselho de Administração, e administrativamente a Presidência. Tal vinculação tem por objetivo propiciar a Audint um posicionamento suficientemente elevado de modo a conferir-lhe independência organizacional e permitir-lhe com a devida abrangência desincumbir-se de suas responsabilidades, de acordo com o § 3º do art. 15 do Decreto nº 3.591/2000.

A Unidade de Auditoria Interna está sujeita a orientação normativa e a supervisão técnica do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal, prestando apoio aos orgãos e as unidades que o integram, sem prejuizo, todavia, a sua liberdade quanto à fixação do escopo dos seus trabalhos. Caput do art. 15 do Decreto nº 3.591/2000.

As atividades da Unidade de Auditoria Interna devem guardar similitude operativa àquelas exercidas pelos orgãos/unidades integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal em que pese a diferenca de enfoques e clientes, por estar inserida na estrutura organizacional da Empresa e por caracterizar-se pela alta especialização, devendo adotar ações específicas e tempestivas na verificação da aderência as normas e diretrizes internas.

De acordo com o § 5º do art. 15 do Decreto nº 3.591/2000 a nomeação ou exoneração do titular da Unidade de Auditoria Interna será submetida pelo Presidente da Empresa, de forma motivada, a aprovação do Conselho de Administração - CONSAD, informando ao Órgão Central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal a respeito.

Os empregados auditores internos não poderão assumir responsabilidades operacionais extra-auditoria, caso contrário poderá haver um enfraquecimento da objetividade na medida em que esta atividade ao ser auditada ocorreria um conflito de posicionamento.

Caso empregados auditores internos sejam solicitados, de forma excepcional, para o desempenho de trabalho extra-auditoria, que possa enfraquecer a objetividade, o Titular da Unidade de Auditoria Interna deverá informar aos gestores superiores que tal atividade não se coaduna com o trabalho de auditoria.

Os empregados auditores internos não deverão integrar comissões de feitos administrativo e disciplinares, vez que resta configurado a situação de impedimento desta designação conforme, item 1.1.2, TC-010.811/2002-8, Acórdão n° 1.157/2005-TCU 2ª Câmara1 e Norma do IIA nº 1130.A12.

O auditor interno deve respeitar o valor e a propriedade da informação que recebe e não a divulgar sem a devida autorização, sendo-lhe vedado, em consciência, participar de atividades ilegais ou em atos que desacreditem a Unidade de Auditoria Interna ou a Empresa, como um todo.

As funções de auditoria interna deverão ser segregadas das demais atividades exercidas em uma organização conforme determinação o Tribunal de Contas da União no item 1.2, TC-010.240/2005-1, Acórdão nº 1.214/2006-TCU 1ª Câmara3.

É vedada a qualquer empregado em exercício na Unidade de Auditoria Interna a extração de cópia pessoal de relatório de auditoria ou de nota técnica e dos respectivos papéis de trabalho (elementos comprobatórios), em meio físico ou magnético, sendo esta documentação propriedade da Empresa, permanecendo sob o estrito controle da Unidade de Auditoria Interna e estando acessivel apenas a pessoal autorizado, sendo arquivada pelo prazo de 5 (cinco) anos a contar do julgamento da Prestacao de Contas Anual da Empresa, relativamente ao exercicio financeiro da execuãoo da respectiva auditagem.

A Unidade de Auditoria Interna deve encaminhar todas as denúncias recebidas a unidade de Ouvidoria, para fins de avaliação da admissibilidade quanto a oportunidade e ao custo/benefício de um possível esforço de apuração. Um dos objetivos do trabalho de auditoria inclui a promoção de controles internos administrativos eficazes, a custos razoáveis.

Para o cumprimento de suas atribuições e alcance de suas finalidades, a Unidade de Auditoria Interna deve realizar suas atividades com foco nos resultados almejados estrategicamente pela Empresa, para o qual se utilizará de metodologia de planejamento específica, com enfase na visão dos programas de governo como fator básico de organização da função pública, na gestão como mobilização organizacional para o alcance desses resultados e no Mapa Estratégico Corporativo, que se configura em ferramenta destinada a apresentar, de forma lógica e estruturada, as diretrizes dad organização de médio e longo prazo.

O controle deve ser executado de forma prévia ou concomitante à execução de um ato, enquanto a auditoria realiza-se normalmente à “posteriori”.

Deve ser executado, de forma procedimental, por todos os que pertencem à organização. O empregado pode revisar os seus próprios atos (forma básica de controle). De forma diferente, a auditoria somente pode ser realizada por pessoal especificamente designado.

A unidade de Auditoria Interna faz parte do sistema de controle interno da empresa, que é especificado como um processo projetado com o intuito de identificar riscos e fornecer garantia razoável de que, ao se cumprir a missão da entidade, os seguintes objetivos gerais serão atendidos:

As atividades da unidade de Auditoria Interna devem guardar similitude àquelas exercidas pelos órgãos/unidades integrantes do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal; contudo, por estar inserida na estrutura organizacional da Empresa e por caracterizar-se pela alta especialização, executa ações específicas e tempestivas.

Dentre as principais atividades e atribuições da Auditoria Interna, destacam-se:

Desta forma, a área de atuação da Auditoria Interna compreende todos os setores que formam a estrutura administrativa da EPL, estando sujeitos também à análise da auditoria todos os sistemas, processos, operações, funções e atividades da empresa, conforme o programa de auditoria.

Guardando a similitude com a atuação do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e em respeito a Constitutição Federal em especial em seu artigo 70 e parágrafo único, sujeitos a atuação da Unidade de Auditoria Interna quaisquer unidades organizacionais ou empregados, que utilizem, arrecadem, guardem, gerenciem ou administrem dinheiros, bens e valores da EPL ou pelos quais a empresa responda, ou que, em nome desta, assuma obrigações de natureza pecuniária5.

Nenhum processo, documento ou informação poderá ser sonegado aos auditores internos, no desempenho de suas atribuições, devendo os profissionais da Unidade de Auditoria Interna guardar o sigilo destas informações conforme previsto na normatização técnica. Usando nos relatórios e notas técnicas apenas informações de caráter consolidado, sem identificação de pessoa física ou jurídica quando essas informações estiverem protegidas legalmente por sigilo; sendo vedada a obtenção de elementos comprobatórios de forma ilícita.

Abrange todas as unidades organizacionais da Empresa de Planejamento e Logística, constituindo objetos de exames amostrais os seus processos de trabalho, com enfase para:

a) seguranca fisica do ambiente e das instalações do centro de processamento de dados;

b) seguranca logica e a confidencialidade nos sistemas desenvolvidos em computadores de diversos portes;

c) eficácia dos servicos prestados pela área de informática;

d) eficiência na utilização dos diversos computadores existentes no âmbito da empresa;

i) Verificação do cumprimento das normas internas e da legislação pertinente;

j) Os processos de Tomadas de Contas Especial;

k) As iniciativas estratégicas e os indicadores de desempenho levados a efeito diante do Mapa Estratégico Corporativo.

O Parecer da Unidade de Auditoria Interna, no processo de Prestação de Contas Anual da Empresa, deve estar adequado às diretrizes emanadas do TCU, do Órgão Central do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal assim como no disposto na Lei 6.404/76, cujas assinaturas ficarão a cargo, especificamente, do Titular da Unidade de Auditoria Interna e caso necessário à assinatura de pelo menos um contador, devidamente registrado no respectivo conselho profissional.

A tipificação da auditoria segundo o Conselho Federal de Contabilidade é:

Com relação ao objetivo, a auditoria pode ser classificada em:

Emissão de opinião com vistas à elaboração do parecer da unidade de Auditoria Interna no processo de Prestação de Contas Anual, relativamente ao exercício findo, atendendo às diretrizes do Tribunal de Contas da União e da Controladoria-Geral da União.

Exame dos atos e fatos da gestão orçamentária, financeira, patrimonial, modalidade de licitação, aquisição de bens, contratação de serviços e procedimentos internos na área de recursos humanos e de cumprimento da legislação pertinente e das normas próprias. Objetiva emitir opinião compreendendo, entre outros, os seguintes aspectos:

Exame da documentação comprobatória dos atos e fatos administrativos;

Realizada ao longo do exercício nos processos de gestão, com o objetivo de promover atuação tempestiva sobre os atos efetivos e os efeitos potenciais positivos e negativos de uma ou mais atividades organizacionais, evidenciando melhorias e economias existentes no processo ou prevenindo obstáculos ao desempenho da missão institucional da EPL.

Exames de natureza contábil envolvendo, balancetes, balanços e demais demonstrações orçamentária, financeira e patrimonial das prestações de contas anuais, extraordinárias, dos processos de tomadas de contas especiais, bem como a consistência e amplitude dos registros e aderência aos princípios e normas vigentes.

Objetiva obter elementos comprobatórios suficientes que permitam opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originárias refletem, adequadamente, a situação econômico-financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as demais situações nelas demonstradas.

Exame das rotinas operacionais nas áreas inter-relacionadas da EPL, avaliando a eficácia dos seus resultados em relação aos recursos materiais, humanos e tecnológicos disponíveis, bem como a economicidade e eficiência dos controles internos existentes para a gestão dos recursos públicos. Sua abordagem dos fatos visa ao apoio, pela avaliação do atendimento às diretrizes e normas, bem como pela apresentação de sugestões para seu aprimoramento.

Pela sua natureza, as auditorias operacionais são mais analíticas e argumentativas e, por apresentarem características próprias que as distinguem das demais, devido à variedade e complexidade das questões tratadas, possuem maior flexibilidade na escolha de temas e na apresentação do relatório.

Objetiva o exame de fatos ou situações não previstas no PAINT, consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, são realizadas atendendo solicitação expressa de autoridade competente.

As atividades a cargo da Unidade de Auditoria Interna destinam-se, de forma amostral e multidisciplinar, a assessorar:

O processo de auditoria se divide em três fases:

O planejamento é a função administrativa que determina antecipadamente quais são os objetivos que devem ser atingidos e como se deve fazer para alcançá-los. Nesta fase especificam-se o alcance da auditoria, critérios, metodologia a ser aplicada, tempo e recursos requeridos para garantir que sejam contempladas as atividades, processos, sistemas e controles mais importantes.

O planejamento das atividades ocorre, basicamente, por meio de dois documentos: o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAINT) e Programa de Auditoria (PA).

O PAINT é um planejamento macro de atividades de auditoria interna a serem implementadas no decorrer de um exercício na Empresa. É um documento de elaboração obrigatória em razão do artigo 15, § 2º, do Decreto nº. 3.591/20006 o qual estabelece que a Unidade de Auditoria Interna apresente ao órgão de controle interno a que estiver jurisdicionada seu plano de trabalho do exercício seguinte.

O PAINT de acordo com as Instruções Normativas/CGU nº 07, de 29.12.2006 e nº 01, de 03.01.07, deverá abordar os seguintes itens7:

Quanto às ações de auditoria interna previstas e seus objetivos, deve constar a descrição da atividade a ser desenvolvida, o período estimado (em dias úteis) necessário para a realização de cada atividade, o cronograma de execução, o efetivo de servidores da Auditoria Interna necessário para a ação, as unidades envolvidas e demais informações entendidas como oportunas ou convenientes para a realização do trabalho ou aquelas estabelecidas na legislação aplicável.

A elaboração do PAINT é complexa, uma vez que envolve diferentes unidades da EPL e órgãos da Administração Pública Federal, consoante atribuições e prazos legalmente definidos:

Fonte: Instrução Normativa/CGU-PR nº 07, de 3.01.2007

O programa de auditoria é o objetivo final da fase de planejamento. Trata-se de um planejamento micro, que se fundamenta, no caso de auditoria operacional, no escopo geral constante no PAINT. Trata-se de uma versão analítica do PAINT, sendo refletido na Ordem de Serviço- OS, entretanto deve ser suficientemente flexível para permitir adaptações durante a fase de execução caso surjam questões relevantes que justifiquem as alterações propostas.

O tempo despendido para a elaboração do programa é computado com o tempo referente à execução de auditoria, uma vez que é elaborado com a visão voltada para um setor ou atividade específica.

Visa definir os meios mais econômicos, eficientes e oportunos para se atingir os objetivos da auditoria, contido na Ordem de Serviço, contemplando os variados tipos e formas de trabalho que melhor atendam às finalidades específicas desejadas. Devendo ser aprovado pela chefia da Unidade de Auditoria Interna, assim como suas eventuais alterações durante a fase de execução.

A elaboração da Ordem de Serviço é de fundamental importância, e devem ser considerados os diversos fatores e variáveis de significação para o estabelecimento de prioridades na execução das ações de controle.

Deve ser confeccionada de forma padronizada, contendo: nº da atividade de auditoria, conforme o PAINT do exercício; área a ser auditada; objetivos; definição da amostra; limitação do escopo; equipe de auditores deslocados para a tarefa; cronograma de atividades, podendo ser adaptado para uso em auditoria especial.

A execução é a segunda fase do processo de auditoria. Trata-se da aplicação do programa de auditoria com o objetivo de obter informações sobre o objeto auditado e identificar evidências que embasem a opinião do Auditor.

Quanto à sua realização a auditoria pode ser ordinária ou especial. Sendo a primeira programada (conforme previsto no PAINT) e a segunda de natureza extraordinária com vistas a atender ordem expressa da Administração Superior.

O início da execução de uma auditoria acontece com a emissão da Solicitação de Auditoria - SA que é enviada ao responsável da área a ser auditada ou a quem de direito.

São objetivos da Solicitação de Auditoria:

O prazo para resposta das Solicitações de Auditoria é de até 05 (cinco) dias, exceto em casos excepcionais.

Quando houver limitação das atividades da auditoria, o fato deverá ser comunicado, por escrito, à autoridade a qual foi encaminhada a Solicitação de Auditoria (SA), encarecendo as providências necessárias para sua extinção sendo que esta exceção constará, obrigatoriamente, no parecer ou relatório de auditoria.

Procedimentos e Técnicas de Auditoria constituem-se em investigações técnicas que, tomadas em conjunto, possibilita a formação fundamentada da opinião por parte da Auditoria Interna sobre os trabalhos realizados.

Procedimento de auditoria é o conjunto de verificações e averiguações previstas num programa de auditoria, que permite obter evidências ou provas suficientes e adequadas para analisar as informações necessárias à formulação e fundamentação da opinião por parte da Auditoria Interna. São ações necessárias para atingir os objetivos nas normas auditoriais.

O Procedimento representa a essência do ato de auditar, definindo o ponto de controle sobre o qual se deve atuar. O fundamental é descrever o que se deve fazer, ou seja, como deve ser o exame. Esse abrange testes de observância e substantivos:

Já Técnica de Auditoria é considerada o conjunto de processos e ferramentas operacionais de que se serve o auditor para a obtenção de evidências, as quais devem ser suficientes, adequadas, relevantes e úteis para conclusão dos trabalhos.

É necessário observar a finalidade específica de cada técnica auditorial, com vistas a evitar a aplicação de técnicas inadequadas, a execução de exames desnecessários e o desperdício de recursos humanos e tempo. As inúmeras classificações e formas de apresentação das Técnicas de Auditoria estão agrupadas nos seguintes tipos básicos:

Devem ser organizados de forma lógica, arquivados em ordem cronológica e por ordem de atividade de auditoria, conforme a definição do PAINT do ano correspondente. Preferencialmente, com sumário de pastas e subpastas.

Uma vez que os papéis de trabalho são a comprovação do trabalho realizado pela equipe de auditoria, devem ser arquivados na Auditoria Interna por, pelo menos, cinco anos a partir da data de emissão de seu parecer ou relatório. O acesso aos papéis de trabalho somente é permitido a pessoas autorizadas.

Os papéis de trabalho são o conjunto de documentos e apontamentos, com informações e provas reunidas pela Auditoria Interna, que constituem evidência do trabalho executado e o fundamento de sua opinião.

Os exames de auditoria são realizados basicamente por amostragem, que é o processo pelo qual se obtêm informações sobre a totalidade de uma determinada população através da análise de parte dela – a amostra.

A qualidade da amostra deve ser tal que, ao se aplicar os procedimentos de auditoria a uma parcela reduzida da população, não haja perda de suas características essenciais, de forma a proporcionar adequada evidência sobre o todo.

Na escolha da amostra devem ser obedecidos os critérios de:

Contudo, a amostra e seu tamanho podem variar, pois dependem do objetivo que se está almejando com aquela atividade de auditoria, do objeto da auditoria, da complexidade da população (tanto no sentido qualitativo como quantitativo), do tempo programado para executar tal atividade, da quantidade de servidores alocados para a auditagem, da experiência do auditor, etc.

A amostra também pode ser selecionada utilizando-se critérios tais como percentuais em uma população, valores mais representativos, pela exigência de maior tecnicidade na execução de um procedimento, ou mesmo aleatoriamente.

Contudo, o planejamento dos trabalhos de auditoria deverá ser feito de forma imparcial, dando ênfase às áreas julgadas relevantes e com maior risco, com o objetivo de potencializar os resultados a serem obtidos.

Após a aplicação dos procedimentos de auditoria, consubstanciado nas técnicas de auditoria, é obtido uma evidência.

A evidência constitui-se na prova que sustenta a opinião da Auditoria. Estas são obtidas durante o trabalho de auditoria, e devem ser suficientes, pertinentes ao assunto em análise e fidedignas para embasar as conclusões. Devem ser anexadas ao parecer/relatório de auditoria e, preferencialmente, organizadas como anexos ao processo principal.

Por seu turno, constatação é um achado ou uma conclusão de auditoria. O resultado da comparação entre condição e critério. Apesar de ser, na maioria das vezes, negativo, o achado também pode ser positivo.

Quando a constatação ou o achado tiver conotação negativa, pode ser denominado também de falha, irregularidade, impropriedade, deficiência, ponto fraco ou ocorrência.

A constatação deve sempre se basear em evidências. Caso não haja uma evidência, ou esta for insuficiente, impertinente ou inadequada, não há uma constatação, mas, simples indício, ou seja, uma provável irregularidade não comprovada que não deverá ser considerada pela auditoria na emissão do parecer ou relatório.

A consecução da execução de auditoria ocorre da seguinte forma: Após a constatação, a Auditoria Interna efetua a recomendação, que é a sugestão de ação de correção ou de melhoria. Por ser um setor de staff, a Unidade de Auditoria Interna não tem poder hierárquico de efetuar determinações, por isso a recomendação deve ser encaminhada ao dirigente da unidade auditada e à Administração Superior como opção de seguimento ou não do recomendado.

Caso a opção do dirigente/gestor seja pelo não seguimento das recomendações expedidas, este passa a assumir o risco da não implementação da medida saneadora proposta. Esta posição deverá ser formulada por escrito para fins de registro.

Instrumento formal e técnico por meio do qual a Unidade de Auditoria Interna materializa a execução do seu trabalho, o resultado obtido, as constatações; as recomendações e os encaminhamentos. É acompanhado de um Sumário Executivo que contém o resumo dos principais pontos da auditoria e a conclusão geral sobre o trabalho, e tem por objetivo subsidiar o processo de tomada de decisão pela administração da empresa e favorecer o acompanhamento da evolução das situações.

O Relatório de Auditoria é o produto final do processo de acompanhamento e de fiscalização, que condensa todas as informações obtidas na fase de planejamento e nos trabalhos internos ou em campo.

O relatório de auditoria deve conter:

A Unidade de Auditoria Interna se comunica formalmente com as demais unidades por memorandos, solicitação de auditoria, nota de auditoria, relatório preliminar, parecer de auditoria, relatório de auditoria, etc.

A Comunicação de Auditoria, contudo, está mais relacionada a cientificar dos resultados dos trabalhos mediante um relatório ou parecer.

Os relatórios e pareceres devem ter os seguintes atributos de qualidade:

As recomendações são alerta e determinações emitidas pelas unidades e órgãos integrantes do controle interno (ex.: Controladoria Geral da União e Auditoria Interna) e externo (ex.: Tribunal de Contas da União) da Administração Pública Federal a que se submete a Empresa.

Tal monitoramento constitui-se em um acompanhamento das providências adotadas no âmbito da EPL em respostas às recomendações recebidas pelo sistema de controle.

São finalidades do monitoramento:

A Unidade de Auditoria Interna, contudo, ao formular recomendações e posteriormente acompanhá-las, deve manter a sua objetividade e independência e, portanto, preocupar-se em verificar mais a correção das deficiências identificadas do que o cumprimento de recomendações específicas.

Para o monitoramento, poderão ser utilizados memorandos, que serão encaminhados à direção (Gabinete, Gerência de Núcleo).

Caso a direção repasse o memorando a um de seus setores (núcleos), estes, em hipótese alguma, encaminharão a resposta diretamente para a Unidade de Auditoria Interna. A resposta dos setores será encaminhada para a direção da sua unidade com o objetivo de que esta tome ciência e efetue eventuais ajustes na resposta, possibilitando, desta forma, o exercício do controle pela unidade hierárquica superior.

Se o setor que recebeu o memorando não seja a competente para se manifestar (o assunto questionado não seja de sua atribuição) o memorando, com tal informação, deve ser devolvido à direção de sua unidade, para que esta possa encaminhar a unidade correta.

Além dos documentos oficiais constantes do Manual de Redação da Presidência da República, a Unidade de Auditoria Interna da EPL também faz uso de outros, específicos. Destacam-se:

I – ORDEM DE SERVIÇO (OS) – É o documento por meio do qual são expedidas as determinações de auditoria a serem executadas. A ordem de serviço conterá, entre outros itens, a identificação da área a ser auditada, o assunto e a origem da demanda, os prazos, objetivos e os procedimentos da ação de controle.

II - SOLICITAÇÃO DE AUDITORIA (SA): documento utilizado para formalizar, ao gestor dos recursos ou ao responsável pela área, a solicitação de documentos, de justificativas, informações e de esclarecimentos sobre os assuntos relevantes e pertinentes ao longo dos trabalhos de auditoria. É considerada prévia quando solicitar a disponibilização de processos e documentação relativos ao assunto da auditoria.

III - NOTA TÉCNICA (NT): documento que visa demonstrar o entendimento da Unidade de Auditoria Interna a respeito de determinado assunto, legislação ou decisão com vistas ao assessoramento quanto às boas práticas administrativas e à eventual atualização de normativos, bem como à recomendação de medidas saneadoras e corretivas de fluxos internos.

IV - RELATÓRIO DE AUDITORIA: instrumento formal e técnico por meio do qual a Unidade de Auditoria Interna materializa a execução do seu trabalho, o resultado obtido, as constatações; as recomendações e os encaminhamentos. É acompanhado de um Sumário Executivo que contém o resumo dos principais pontos da auditoria e a conclusão geral sobre o trabalho, e tem por objetivo subsidiar o processo de tomada de decisão pela administração da empresa e favorecer o acompanhamento da evolução das situações.

V – SUMÁRIO EXECUTIVO: instrumento formal que apresenta de modo resumido os resultados obtidos, as constatações; as recomendações e os encaminhamentos propostos é a conclusão geral sobre o trabalho facilitando o acompanhamento das situações externalizadas.

VI - PLANO ANUAL DAS ATIVIDADES DA AUDITORIA INTERNA – PAINT: trata-se de um planejamento macro de atividades de auditoria interna a serem implementadas no decorrer de um ano na Instituição. É um documento de elaboração obrigatória em razão do artigo 15, § 2º, do Decreto nº. 3.591/2000, que estabelece que a Unidade de Auditoria Interna apresentará ao órgão ou à unidade de controle interno a que estiver jurisdicionada, para efeito de integração das ações de controle, seu plano de trabalho do exercício seguinte.

VII - RELATÓRIO ANUAL DE ATIVIDADES DE AUDITORIA INTERNA – RAINT: Os resultados do trabalho da Auditoria Interna durante um exercício (consubstanciados em relatórios e/ou pareceres) serão apresentados neste Relatório.

VIII - PAPÉIS DE TRABALHO: Os papéis de trabalho constituem a documentação preparada pela Unidade de Auditoria Interna ou a ela fornecida. Estão presentes em todas as fases de auditoria: planejamento, execução e relatório.

IX - PARECER: peça textual própria que visa à análise e à opinião sobre o processo de Prestação de Contas Anual da EPL, relativamente ao exercício findo, atendendo às diretrizes do Tribunal de Contas da União e da Controladoria-Geral da União.

9 - DISPOSIÇÕES GERAIS

Eventuais propostas de alterações no presente manual serão previamente apreciadas pela Auditoria Interna, e submetidas formalmente à Presidência da EPL, que as enviará para deliberação do Conselho de Administração.

Considerando o desdobramento das atividades da auditoria, no que concerne à avaliação de programas, processos e gestão administrativa, assim como no que se refere à auditoria contábil, orçamentária, financeira e operacional, a equipe de auditores deverá ser multidisciplinar.

O titular da unidade de Auditoria deverá estabelecer critérios multidisciplinares apropriados de formação acadêmica e experiência mínima, com o objetivo de promover preenchimento de vagas no quadro de auditores.

A transferência de servidores de outras áreas da EPL para o exercício da função de auditor deverá ser precedida de avaliação detalhada por parte do titular da unidade de Auditoria, sob o ponto de vista curricular e de perfil.

A opiniao do auditor interno, preferencialmente sobre a tese e não sobre o caso concreto, não representa a opinião oficial da Unidade de Auditoria Interna, cujos documentos, relatórios e notas técnicas se revestem do caráter institucional e não pessoal de acordo com o instituído no item 7 do Parecer nº 337/2005 da ASJUR/CGU-PR, de 25 de outubro de 2005.

A Unidade de Auditoria Interna, por ser um setor de staff, não tem poder hierárquico de efetuar determinações, por isso a recomendação é encaminhada ao dirigente da unidade auditada e à Diretoria Executiva para o seguimento ou não do recomendado.

Caso a opção do dirigente/gestor seja pelo não seguimento das recomendações expedidas, este passa a assumir o risco da não implementação da medida saneadora proposta. Esta posição deverá ser formulada por escrito para fins de registro.

As unidades organizacionais da Empresa devem se manifestar formalmente acerca das recomendações e sugestões da Unidade de Auditoria Interna no prazo de 20 (vinte) dias úteis da data do recebimento do Relatorio de Auditoria.

Bibliografia

ALMEIDA, Marcelo Cavalcanti. Auditoria – Um Curso Moderno e Completo. 7. ed. São Paulo: Atlas, 2010.

ATTIE, William. Auditoria Interna. 2. ed., 3. reimpressão. São Paulo: Atlas, 2011.

BRASIL. Constituição (1988). Constituição de República Federativa do Brasil: promulgada em 05 de outubro de 1988.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Constituicao/Constituicao.htm>.

______. Decreto nº. 1.171, de 22 de junho de 1994. Aprova o Código de Ética Profissional do Servidor Público Civil do Poder Executivo Federal.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D1171.htm>.

______. Decreto nº. 3.591, de 06 de setembro de 2000. Dispõe sobre o Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e dá outras providências.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/decreto/D3591.htm>.

______. Lei nº 10.180, de 06 de fevereiro de 2001. Organiza e disciplina os Sistemas de Planejamento e de Orçamento Federal, de Administração Financeira Federal, de Contabilidade Federal e de Controle Interno do Poder Executivo Federal, e dá outras providências.

Disponível em: <http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/Leis/LEIS_2001/L10180.htm>.

______. Ministério da Fazenda. Secretaria Federal de Controle Interno.

Manual do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal.

Anexo à Instrução Normativa nº 01, de 06 de abril de 2001.

Disponível em: <http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN01

_06abr2001.pdf>.

______. Presidência da República. Controladoria Geral da União.

Instrução Normativa nº 07, de 29 de dezembro de 2006. Estabelece normas de elaboração e acompanhamento da execução do Plano Anual de Atividades das Auditorias Internas das entidades da administração indireta do Poder Executivo Federal, e dá outras providências.

Disponível em: <http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_

CGU_07_2006_alterada.pdf >.

______. ______. ______. Instrução Normativa nº 01, de 03 de janeiro de 2007. Estabelece o conteúdo do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna e do Relatório Anual de Atividades de Auditoria Interna.

Disponível em: <http://www.cgu.gov.br/Legislacao/Arquivos/InstrucoesNormativas/IN_S

FC_01_2007.pdf >.

______. Tribunal de Contas da União. Auditoria Governamental.

Conteudistas: Antonio Alves de Carvalho Neto, Carlos Alberto Sampaio de Freitas, Ismar Barbosa Cruz, Luiz Akutsu. Coordenador: Antônio Alves de Carvalho Neto. Brasília: Instituto Serzedello Corrêa, 2011.

COMPANHIA NACIONAL DE ABASTACIMENTO – CONAB. Gerência da Auditoria. Manual de Auditoria Interna.

Disponível em: <http://www.conab.gov.br/downloads/regulamentos/ManualdeAuditori

aInterna.pdf>.

DA SILVA, Moacir Marques. Curso de Auditoria Governamental. São Paulo: Atlas, 2009.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE JUIZ DE FORA. Auditoria Interna. Manual de Auditoria Interna. Disponível em <http://www.ufjf.br/portal/files/2010/04/RESOLU%C3%87%C3%83ON%

C2%BA-42-21_12_2010-Auditoria-FINAL-2.pdf>.

UNIVERSIDADE FEDERAL DE PELOTAS. Auditoria Interna. Regimento Interno. 1998.

ANEXO I

Ordens de Serviço - OS

Para a realização de suas atividades, a Auditoria Interna deve elaborar Ordens de Serviço - OS, contemplando os variados tipos e formas de trabalho de auditoria que melhor atendam às finalidades específicas desejadas.

A elaboração da Ordem de Serviço é de fundamental importância, e devem ser considerados os diversos fatores e variáveis de significação para o estabelecimento de prioridades na execução das ações de controle, dentre os quais se destacam:

ORDEM DE SERVIÇO

DE: AUDITORIA ORDINÁRIA Nº /20XX-Audint/EPL.

Com base nas atribuições estabelecidas nos arts. 39 a 42 do Estatuto Social e competências conferidas pelo Regimento Interno da Empresa de Planejamento e Logística S.A – EPL, em cumprimento ao Programa Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT de 20__, aprovado pelo Conselho de Administração - CONSAD da EPL, e considerando o disposto no Decreto nº 3.591, de 06/09/2000 e nos normativos emanados da Secretaria Federal de Controle – SFC/CGU, foi elaborado a presente Ordem de Serviço relativa à ação ordinária de auditoria a ser realizada na Gerência _____________ abrangendo a área __________________, em conformidade com as orientações adiante estabelecidas.

Brasília, de de 20XX.

Ciente:

Auditor Interno

ANEXO II

Solicitação de Auditoria (SA)

A Solicitação de Auditoria (SA) deve ser redigida de forma clara e objetiva, a fim de facilitar a visualização do fato a ser descrito, a qual deve conter o seguinte detalhamento:

- Destinatário: Dirigente da unidade a quem cabe responder as informações solicitadas;

- Fato: São as situações, as ocorrências e os acontecimentos ocorridos, na área auditada, detectados pelo auditor em decorrência de ações e omissões relevantes ao trabalho de auditoria que devam ser esclarecidos.

- Equipe: Identificação dos auditores responsáveis pelo trabalho;

- Prazo: período correspondente ao tempo fornecido para a unidade auditada fornecer as informações requeridas

SOLICITAÇÃO DE AUDITORIA nº ____/20__

Em __/__/20__.

Da: Equipe de Auditoria Interna

Para: (unidade Auditada)

Em cumprimento ao Programa Anual de Atividades de Auditoria Interna, aprovado para o exercício de 20__, e com base nas atribuições conferidas pelo Regimento Interno da EPL, pelo Decreto nº 3.591, de 06/09/2000 e na IN/SFC nº 01, de 06/04/2001, solicitamos a Vossa Senhoria, o encaminhamento a esta Auditoria, do que segue, a fim de subsidiar os trabalhos de auditoria:

As informações solicitadas nesta SA podem ser respondidas pelo correio eletrônico (e-mail), com a identificação dos números da Solicitação de Auditoria (SA) e do item, e enviadas para o endereço eletrônico de auditor ( auditor@epl.gov.br ) e de auditor (auditor@epl.gov.br), assim como quaisquer dúvidas ou pedidos de esclarecimentos.

Igualmente, solicitamos especial gentileza no sentido de encaminhar as informações/documentos à medida que forem elaboradas/concluídas.

Prazo para atendimento: até __/__/20__.

ANEXO III

Nota Técnica – NT

A Nota Técnica é emitida quando identificada a necessidade de fundamentação formal ou informação específica. Elaborada por técnicos do assunto e encaminhada à chefia imediata, para validação e providências devidas.

O documento que apresenta o entendimento da Unidade de Auditoria Interna a respeito de determinado assunto, legislação ou decisão com vistas ao assessoramento quanto às boas práticas administrativas e à eventual atualização de normativos, bem como à recomendação de medidas saneadoras e corretivas de fluxos internos.

Objetiva o exame de fatos ou situações não previstas no PAINT, consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária, sendo realizadas para auxiliar na tomada de decisão pelas autoridades competentes.

Na elaboração da Nota Técnica, algumas metodologias deverão ser observadas:

- Uso de linguagem clara, concisa e adequada;

- Texto claro, direto, objetivo e conciso, buscando mencionar as fontes das informações nos fatos relatados, em especial naqueles que apresentarem versões conflitantes, divergentes ou não confirmadas.

- Na conclusão, observar o princípio do poder discricionário do gestor, registrando proposições.

Compõe-se de três partes distintas: introdução (fundamentos legais ou históricos); desenvolvimento (análise técnica, parecer técnico); conclusão (parecer favorável ou desfavorável, com sugestões e/ou proposições de providências).

ESTRUTURA DA NOTA TÉCNICA

Após a leitura dos documentos ou processo que necessitam da emissão de opinião o auditor dará início à elaboração da Nota Técnica, que será composta das seguintes partes:

Ementa - Resumo que, metodicamente, indica o objeto, os assuntos tratados, legislação assessoria as conclusões e recomendações.

Introdução – Apresenta as motivações para sua realização e fundamentos legais para emissão de juízo

Fatos – Identifca os fatos registrados nos documentos assessórios ou dispostos no processo sob análise de modo a posicionar o dirigente sobre o assunto tratado.

Análise - Parte principal da Nota Técnica é o bloco de texto que traz informações precisas das situações e fatos encontrados e seu cotejamento com a legislação que lhe ampara a análise do responsável e recomendação.

Conclusão - A conclusão é o posicionamento do responsável pela Nota Técnica a respeito do assunto tratado levando em consideração as peculiaridades e as circunstâncias relevantes e o amparo legal, de

modo a apresentar textualmente uma visão geral e gerencial das ações internas e da capacidade técnica na condução dos recursos da empresa.

Encaminhamento - É a remessa da Nota Técnica a unidade demandante para conhecimento, análise e subsequentes providências em caso de concordância.

Nota Técnica nº _____/20___/Audint/EPL

Assunto: Processo nº 50840_________/20__. ___________. Aplicação de penalidade. _________. Julgamento ________. Legislação _________________. Análise de Controles Internos. Conclusão______________.

Trata-se de manifestação desta Auditoria Interna, diante da solicitação aposta no ___________, de ___.___.20__, da ____________________ em referência a ______________________ que analisa os procedimentos para _______________________________, sobre o assunto ____________________________.

I – INTRODUÇÃO

II – DOS FATOS

III – CONSIDERAÇÕES:

IV – CONCLUSÃO FINAL.

Brasília, ___ de mês de 20___.

Auditor

Observando que esta auditoria interna não é um Órgão de Controle Externo ou Interno e sim uma unidade de apoio e assessoramento vinculado diretamente ao Conselho de Administração e incumbido de executar atividades típicas de auditoria atuando proativamente ou quando provocada, sem prejuízo de outras manifestações dos demais setores técnicos desta Empresa e orientando ou sugerindo aos gestores quanto às possíveis formas de agir.

Destaco como já apropriadamente abordado pelo técnico desta unidade a ____________________________________.

Estando de acordo com as conclusões desta nota técnica, encaminho à _________________________ o presente processo para, se de acordo, adotar as providências ali elencadas e sequência das ações a seu cargo.

Brasília, __ de mês de 20____.

Auditor Interno

ANEXO IV

Relatório de Auditoria

O Relatório de Auditoria é o produto final do processo de acompanhamento e de fiscalização, que condensa todas as informações obtidas na fase de planejamento e nos trabalhos internos ou em campo. Por meio da análise dos relatórios de auditoria a sociedade, a imprensa e a própria EPL avaliam a importância e qualidade do trabalho de seus empregados.

Assim, os relatórios da Audint devem ser elaborados com muito cuidado e fidedignidade. Não raro, trabalhos muito bem elaborados nas fases de planejamento e execução acabam desvalorizados ou subestimados por não estarem devidamente representados no Relatório de Auditoria.

Na elaboração do Relatório de Auditoria, algumas metodologias deverão ser observadas:

- Uso de linguagem clara, concisa e adequada;

- Texto claro, direto, objetivo e conciso, buscando mencionar as fontes das informações nos fatos relatados, em especial naqueles que apresentarem versões conflitantes, divergentes ou não confirmadas.

- Caso haja recomendação, observar o princípio do poder discricionário do gestor, bem como o da racionalização administrativa e da economia processual, evitando que o custo da apuração, da cobrança ou da implementação recomendada seja superior aos resultados pretendidos ou valores envolvidos.

Algumas ferramentas auxiliam na elaboração dos relatórios, tais como consultas a sistemas oficiais de governo (SIAFI e SIAPE) e da própria EPL e o PAINT.

O PAINT é o instrumento que trata do planejamento da auditoria: indica a área auditada, define os objetivos, o escopo, o cronograma de execução, os recursos humanos envolvidos (horas/homem), e o roteiro de execução dos trabalhos. É destinado a orientar a equipe de auditoria e configura-se na essência operacional relativamente a uma área especifica ou a gestão de determinada atividade. Configura-se a base dos procedimentos para a identificação, análise, avaliação e registro da informação durante a execução dos trabalhos.

Em suma, o Relatório de Auditoria é um instrumento que a EPL pode utilizar para aprimorar as ações das unidades fiscalizadas, tornando sua gestão mais eficaz e eficiente.

ESTRUTURA DO RELATÓRIO

Após a conclusão dos trabalhos internos ou em campo, a equipe de auditoria dará início à elaboração do Relatório de Auditoria, que será composto das seguintes partes:

Sumário - Resumo que, metodicamente, indica os assuntos tratados no Relatório de Auditoria identificando as constatações e recomendações.

Identifcação - Informa o seu número, a entidade ou a área auditada.

Introdução - Define os objetivos da auditoria, a profundidade dos exames com base nos critérios de criticidade, relevância e materialidade, a avaliação da adequação e eficácia do sistema de controle interno dentro da organização, bem como à qualidade do desempenho no cumprimento das atribuições e responsabilidades, o período da auditoria, a legislação pertinente os possíveis riscos relevantes relacionados à atividade objeto da auditoria.

Informação Geral – situa a empresa seus objetivos e missão bem como a sua regulamentação.

Escopo - Descreve, de forma resumida, o teor do trabalho da ação de controle ou registro considerado essencial para permitir a perfeita compreensão da evolução do tema objeto de análise.

Resultado dos Exames - Parte principal do Relatório. Seu conteúdo propriamente dito. Bloco de texto que traz informações precisas acerca da execução dos trabalhos de auditoria, das situações e fatos encontrados e seus resultados. Subdivide-se em: constatação ou informação (se couber), evidência, manifestação do gestor, análise da equipe e recomendação.

Constatação - também denominada “achado de auditoria”, é o título de um fato ou de uma situação encontrada durante os trabalhos de auditoria e que seja digna de questionamento por meio de solicitação de auditoria. As constatacoes sao impropriedades pontuais que demandariam medidas corretivas ou saneadoras. Nem toda constatacao gera recomendação.

Evidência - É a informação que a equipe de auditoria registra no relatório, as quais sustentam as suas conclusões. A base formal das evidências é a análise dos documentos, registros e consultas a sistemas. As conclusões da equipe de auditoria somente se justificam pelo suporte de evidências. A evidência deve ser:

- Suficiente, de forma a permitir que terceiros cheguem às mesmas conclusões que a equipe de auditoria;

- Relevantes, pertinentes e adequadas ou fidedignas, obtidas por meios lícitos e aceitos profissionalmente.

Manifestação do Gestor - É o esclarecimento, a resposta ou a justificativa apresentada pelo gestor da entidade ou da área auditada diante do recebimento e ciência de determinada solicitação de auditoria acerca de determinada constatação. Sempre que possível, a manifestação do gestor ou do responsável deverá ser transcrita na íntegra; e

Análise da Equipe - É o exame técnico e fundamentado da equipe de auditoria sobre a manifestação apresentada pelo gestor ou responsável, de forma a explicitar as razões do seu acatamento (total ou parcial) ou não, o que poderá implicar a exclusão total ou parcial das constatações a serem inseridas no Relatório de Auditoria, ou sua manutenção. Para a composição de sua análise, o auditor deve dispor de informações claras e fidedignas sobre os seguintes pontos:

- fato: seu conteúdo, desencadeamento e suas causas e consequências imediatas (que ocorreram ou que já se apresentaram independentemente da investigação e da sua análise);

- causas e consequências: mediatas, que ainda não se apresentaram ou ocorreram, mas que são percebidas em investigação e análise do auditor; e

- situação ideal: baseada nos normativos gerais, específicos e princípios da Administração Pública.

Deve-se deixar claro o entendimento dos fatos, suas causas e consequências. As causas merecem atenção especial, pois são a base para as recomendações. Se o texto discorre sobre a possibilidade de várias causas, devem-se apontar aquelas consideradas relevantes e sobre as quais se tecerá as recomendações.

Informação - fatos diferenciados, porém que não são objetos de constatação. No entanto, esses fatos podem ser relatados como alerta. São de caráter mais geral, estando na dependência de ação de outras unidades organizacionais.

Recomendação - É a orientação sobre as providências apresentadas pelo gestor e que foram analisadas acerca das irregularidades e impropriedades constatadas pela equipe de auditoria nos trabalhos em campo ou nas ações internas de controle. A recomendação pode referir-se ao saneamento de falhas eminentemente formais à observância das boas práticas administrativas ou ao ressarcimento de prejuízos ao erário. As recomendacoes relevantes e uteis ao gestor se dão em face da fragilidade nos controles internos administrativos, na gestão de riscos operacionais e na exigua aderência aos objetivos estratégicos da Empresa (governança).

Conclusão - A conclusão é o posicionamento da equipe de auditoria a respeito da execução e da aplicação, pelo gestor da entidade, dos recursos recebidos ou da gestão dos atos e fatos administrativos de determinada área da EPL. Para tanto, a equipe deve levar em consideração as peculiaridades e as circunstâncias relevantes, de modo a apresentar textualmente uma visão geral e gerencial das ações internas e da capacidade técnica na condução dos recursos públicos da empresa.

Encaminhamento - É a remessa do relatório a Diretoria Executiva para conhecimento e encaminhamento à unidade auditada, bem como aos órgãos Colegiados da empresa, a fim de conceder publicidade ao relatório e possibilitar subsequentes providências.

O relatório também deve ser convincente, de modo que as recomendações e sugestões efetuadas ganhem apoio daqueles capazes de influenciar na gestão do objeto auditado, de forma a serem efetivamente implementadas e a gerarem melhorias de desempenho ou readequação de procedimentos em benefício da Empresa.

Compete ao Titular da Unidade de Auditoria Interna indicar como, quando, e a quem os resultados dos trabalhos de auditoria deverão ser comunicados.

Nos trabalhos executados é possível dar crédito, mediante elogio, a servicos que outros empregados da empresa tenham executados com proficiência. Deve-se evitar a critica verbal a empregados, bem como revidar ataques.

Os relatorios de auditoria devem ser disponibilizados a um número mínimo de agentes capazes de assegurar que os resultados da auditoria sejam levados em consideração, ou seja, os resultados serão levados ao conhecimento daqueles que estejam em posição de determinar as medidas saneadoras ou assegurar que essas ações corretivas sejam implementadas, quais sejam, membros da Diretoria Executiva, do Conselho de Administração ou do Conselho Fiscal.

Deverá com vistas a atender a Lei de Acesso a Informação ser disponibilizado o Sumário Executivo, contendo a síntese do relatório.

Relatório nº _____/20__ -AO-Audint/EPL

Processo nº 50840._____/20__

Unidade Auditada: Gerência _______________ – GE____.

Ação: __________________________________________.

II. INFORMAÇÃO GERAL.

III. ESCOPO DO TRABALHO

-

-

-

-

IV. RESULTADOS DOS EXAMES DE AUDITORIA

V. CONCLUSÃO

Brasília, de mês de 20__.

AUDITORIA INTERNA

Observo que as atividades desenvolvidas por esta Auditoria Interna, necessárias à geração de informações para o processo de tomada de decisões, são decorrentes do monitoramento e controle, prévio ou não, do desempenho dos diversos setores desta Empresa Pública recomendando ao gestor quanto às possíveis formas de agir.

Neste propósito registro a alteração e alongamento no período de realização do trabalho levado a termo na Gerência de Pessoas diante de outros serviços prementes e intempestivos bem como a já identificada carência de quadros desta unidade.

Após a leitura e análise do seu conteúdo manifesto-me de acordo com o Relatório nº __/20__-AO-AUDINT/EPL e as recomendações apostas pela Equipe de Auditoria.

Assim sendo, encaminho o processo a Diretoria Executiva, para conhecimento das análises proferidas e as possíveis providências subsequentes, após ciência.

Encaminhe-se à Diretoria Executiva.

Brasília, de mês de 20__.

Auditor Interno

ANEXO V

SUMÁRIO EXECUTIVO

Contém o resumo dos principais pontos da auditoria REALIZADA: as constatações; as recomendações e os encaminhamentos propostos, a conclusão geral sobre o trabalho, objetiva a transparência do conteúdo do relatório de auditoria o subsidiar e o acompanhamento da evolução das situações externadas.

SUMÁRIOEXECUTIVO

Processo:

Relatório nº _____/ano -AO-Audint/EPL

Tipo de Auditoria:

Unidade:

Ação:

Período:

Em atendimento à determinação contida na Ordem de Serviço n.°________/ano, e com base nas informações consignadas no documento referenciado, apresentamos a seguir as constatações e recomendações levantadas pela equipe de auditoria, no sentido de subsidiar o processo de tomada de decisões pela administração da empresa e favorecer o acompanhamento da evolução das situações.

I – CONSTATAÇÕES e RECOMENDAÇÕES

(Nº §) Constatação:

Recomendação:

(Nº §) Constatação:

Recomendação:

(Nº §) Constatação:

Recomendação:

Informação:

II – CONSIDERAÇÕES FINAIS

Neste trabalho objetivamos verificar os atos gestores relativos à Gerência ___________________.

Verificaram-se _______________________________________________________.

A aderência a Diretrizes e Normas Legais _________________________________.

Merece destaque _____________________________________________________.

Carece registro, também _______________________________________________.

Sugerimos, ao final, que este Sumário, juntamente com o respectivo Relatório, sejam enviados à Diretoria Executiva para conhecimento e adoção das medidas cabíveis junto às áreas responsáveis. No mesmo sentido, sugerimos o encaminhamento de cópia destes documentos para ciência dos Conselhos de Administração e Fiscal da Empresa.

Brasília, de mês de ano.

AUDITORIA INTERNA

Observo que as atividades desenvolvidas por esta Auditoria Interna, necessárias à geração de informações para o processo de tomada de decisões, são decorrentes do monitoramento e controle, prévio ou não, do desempenho dos diversos setores desta Empresa Pública recomendando ao gestor quanto às possíveis formas de agir.

Após a leitura e análise do seu conteúdo manifesto-me de acordo com o Relatório nº ________________ e as recomendações apostas pela Equipe de Auditoria.

Assim sendo, encaminho o processo a Diretoria Executiva, para conhecimento das análises proferidas e as possíveis providências subsequentes, após ciência.

Brasília, de mês de ano.

Auditor Interno

ANEXO VI

Plano Anual das Atividades da Auditoria Interna – PAINT

Em cumprimento ao nº Decreto 3.591/2000, o PAINT é elaborado consoante o disposto nas Instruções Normativas nºs 07/2006, 01/2007 e 09/2007, da Controladoria-Geral da União - CGU/ PR e IN nº 01/2001, da Secretaria Federal de Controle Interno e, após aprovação do Conselho de Administração, encaminhado à Secretaria de Controle Interno da Presidência da República, para acompanhamento da execução e desenvolvimento do Plano.

Estabelece as ações a serem desenvolvidas no curso do exercício social seguinte, e define os objetivos, a alocação de recursos humanos, distribuição de horas/atividades por período de realização dos trabalhos e a capacitação técnica do corpo de empregados.

Aborda os seguintes temas: Áreas e Modalidades de Auditorias; Avaliação de Riscos; Objetivo e Escopo; Cronograma e Alocação de Recursos Humanos; e Capacitação.

I - Áreas e Modalidade de Auditorias: auditoria de avaliação da gestão, de acompanhamento da gestão, contábil-financeira, operacional e especial.

II - Avaliação de Risco: consiste na avaliação do grau de risco e sua classificação, levando em conta as ações de auditorias realizadas na empresa, objeto a ser auditado, conhecimento dos procedimentos e controles internos, volume de recursos geridos, grau de organização e padronização dos processos de trabalho, compromisso e envolvimento dos recursos humanos;

III - Objetivo: visa a avaliar o cumprimento das metas, o desenvolvimento das ações dos sistemas de controle, gestão orçamentária, financeira, patrimonial, aquisição de bens, contratação de serviços, contábil e operacional, bem como da legislação e normas internas;

IV - Escopo: apresenta um maior detalhamento da ação de auditoria, especificando os exames, a análise e alcance dos objetivos, materialidade, relevância, risco e outros fatores técnicos, gerenciais, operacionais e administrativos;

V - Cronograma: indica as etapas de planejamento, realização dos trabalhos e elaboração de relatórios por trimestre e o número de dias estimados para a execução das ações de auditoria, bem como a organização e arquivamento de documentos produzidos;

VI - Alocação de recursos humanos indica o número de participantes e o total de homens/hora estimado para cada auditoria programada, considerando a carga horária de 8 horas/dia multiplicada pelo número de participantes; e

VII - A capacitação objetiva promover a atualização, o aperfeiçoamento técnico profissional da equipe de Auditoria Interna, de forma híbrida e correlata com os interesses da EPL. A participação em cursos, congressos, seminários e palestras, possibilita aos profissionais da AUDIN, a atualização dos conhecimentos e acompanhar padrões adotados pelo Tribunal de Contas da União -TCU, pela

Controladoria Geral da União - CGU e pela Secretaria de Controle Interno/PR, no desenvolvimento de suas atividades.

Sua elaboração envolve diferentes unidades e órgãos da Administração Pública Federal, consoante atribuições e prazos legalmente definidos:

Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAINT

O planejamento das atividades de auditoria interna abordará os seguintes itens:

I - ações de auditoria interna previstas e seus objetivos; e

II - ações de desenvolvimento institucional e capacitação previstas para o fortalecimento das atividades da auditoria interna na entidade.

Para cada área a ser auditada, serão consignadas as seguintes informações:

I - número sequencial da ação de auditoria;

II - avaliação sumária quanto ao risco inerente ao objeto a ser auditado, e sua relevância em relação à entidade;

III - origem da demanda;

IV - objetivo da auditoria, contendo os resultados esperados, devendo-se especificar de que forma as vulnerabilidades do objeto a ser auditado poderão ser mitigadas;

V - escopo do trabalho, explicitando, tanto quanto possível, sua representatividade em termos relativos, e demonstrando a amplitude dos exames a serem realizados, em relação ao universo de referência concernente ao objeto a ser auditado;

VI - cronograma contendo a data estimada de início e término dos trabalhos;e

VII - recursos humanos a serem empregados, com a especificação da quantidade de homens-hora de auditores a serem alocados em cada ação de auditoria e os conhecimentos específicos que serão requeridos na realização dos trabalhos.

As ações de desenvolvimento institucional e capacitação deverão conter justificativas detalhadas para cada ação que se pretende realizar ao longo do exercício.

As ações de fortalecimento da unidade de auditoria interna deverão constar informações relativas à revisão de normativos internos, redesenho organizacional, desenvolvimento ou aquisição de metodologias e softwares ou outros.

ANEXO VII

Relatório Anual de Auditoria Interna – RAINT

Apresenta os resultados dos trabalhos de auditoria interna de um determinado exercício em cumprimento ao disposto no § 4º do Art. 33 do Decreto nº 6.689/2008 e em conformidade com as Instruções Normativas nº 07, de 29.12.2006 e nº 01 de e03.01.2007 da Controladoria-Geral da União.

A AUDINT submete o Relatório Anual de Atividades ao Conselho de Administração da EPL, consignando as principais constatações e as recomendações da unidade no curso do exercício, bem como as eventuais justificativas do não cumprimento da programação anual aprovada, quando for o caso.

Deve ser encaminhado ao Sistema de Controle Interno Federal até o dia 31 de janeiro do ano subsequente ao auditado. É com base neste documento que a Unidade de Auditoria Interna recebe avaliações periódicas.

O RAINT observará a seguinte estrutura de informações:

ANEXO VI

Papéis de Trabalho – PT

Constituem-se no conjunto formado pelo programa de auditoria utilizado, acrescido dos elementos comprobatorios (formularios, documentos...) coletados in loco, e se constituem na evidencia do trabalho executado e no fundamento da opiniao da equipe de auditoria.

São de propriedade da Empresa, devendo permanecer sob rigoroso controle da Unidade de Auditoria Interna devendo ser acessiveis somente a pessoal autorizado, ai incluidos os auditores do Sistema de Controle Interno do Poder Executivo Federal e do Tribunal de Contas da Uniao.

Serão arquivados na Unidade de Auditoria Interna, pelo periodo de 5 (cinco) anos contados do julgamento, pela regularidade, da prestação de contas anual da Empresa, relativamente ao exercicio financeiro da execução da respectiva auditagem; constituindo-se, portanto, no registro permanente do trabalho efetuado pela equipe.

Com base nos papeis de trabalho que o auditor interno ira relatar suas conclusões.

Nao serão reportados em relatório ou nota técnica, conforme o caso, assuntos desprovidos de suporte comprobatório em papeis de trabalho, caso contrário, pode viar a constituir-se em grave impericia técnica.

Os papeis de trabalho constituem a prova de validade dos exames efetuados e, consequentemente, do relatorio respectivo, e devem possuir os seguintes atributos:

Sao as seguintes as finalidades dos papeis de trabalho:

Os papeis de trabalho serão revisados pelo Gerente de Auditoria e confrontados com a minuta de relatório, no intuito de averiguar a consistência interna do trabalho e se os registros na minuta do relatório sao úteis e relevantes.